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文职面试模拟:领导让你负责接待前来开会的人员,你该如何做?

四川华图 | 2021-07-02 14:06

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你单位领导让你负责接待前来开会的人员,你该如何做?

【考察能力】计划组织能力

【参考要点】

1·和会议组织者详细了解确认会务整体安排

1) 会议起止时间、议程安排,吃、住、行的规格、标准、要求等

2·针对接待前来开会人员需要完成的工作,拟定工作任务清单及计划

1) 包括会议议程表、预定酒店、会议地点与路线、参与接待的工作人员等

3·拿到参会人员名单与联系方式

先建立接待沟通群,将所有参会人员拉进群里

通知会议信息

了解其他需求,比如饮食禁忌、宗教禁忌等

4·安排工作人员在会场入口处做好签到工作,并提供会务咨询

1) 发放会议服务册,包括会议议程安排、会场平面图等

5·会议结束后,做好接待的善后工作

1) 酒店结算、安排送站或送机等

2) 微信群对大家参会表示感谢,必要的话解散微信群

【参考解析】

做好接待工作,可以展示我单位良好形象。领导让我负责接待前来开会的人员,我会从 以下几方面着手保证工作效果:

第一,和会议组织者详细了解确认会务整体安排。包括会议起止时间、会议议程安排, 吃、住、行的规格、标准、要求、具体信息等。拿住来讲,我会具体了解前来参会人员安排在哪个酒店、什么时间可以入住等。这样确保自己接待时能够周全到位。

第二,针对接待前来开会人员需要完成的工作,拟定工作任务清单及计划。具体包括打 印会议议程表、预定酒店、明确会议地点与路线、确认参与接待的工作人员等。

第三,拿到参会人员名单与联系方式。先建立接待沟通群,将所有参会人员拉进群里。 一些共通信息,如会议议程安排、会议地点及路线、住宿信息、需带物品等在群里进行通知。 其中有一些需要单独沟通的人员与事项,再点对点进行沟通。一直到会议开始前,确保随时更新信息,将必要信息随时通知到前来参会人员。这一过程中,也要注重和前来开会者的沟通,了解其是否有其他需求,比如饮食禁忌、宗教禁忌等,在接待时加以考虑,确保大家都能愉快参会。

第四,安排工作人员在会场入口处做好签到工作,并提供会务咨询。来参会者抵达时, 为了让参会者尽快熟悉,我们会发放会议服务册,包括会议议程安排、会场平面图等。

第五,会议结束后,做好接待的善后工作,包括酒店结算、安排送站或送机等。在微信 群对大家参会表示感谢,必要的话解散微信群。

我还会总结此次接待工作中的得与失,前事不忘后事之师,为以后工作积累经验。

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